6,5 важных советов как ставить задания, которые будут выполняться правильно

6,5 важных советов как ставить задания, которые будут выполняться правильно 1

Уважаемые друзья! В своей последней статье я давал советы, как эффективно управлять своим временем (8,5 важных советов, как эффективно управлять временем).

Сегодня я хочу дать Вам 6,5 важных советов, как ставить задания, которые будут выполняться правильно:

 Совет № 1. Ставьте задачи тем, кто действительно сможет с ними справиться

Перед постановкой задач убедитесь, что данный сотрудник обладает необходимыми навыками, знаниями и умениями. А еще лучше, если имеет опыт в выполнении похожих задач.

 6,5 важных советов как ставить задания, которые будут выполняться правильно 2Совет № 2. Научитесь ПРАВИЛЬНО давать задачи

Когда ставите задачи сотруднику, ОБЯЗАТЕЛЬНО скажите ему о сроках данной задачи и о важности ее выполнения. Если сотрудник имеет много задач от Вас, расставьте с ним приоритетность. При необходимости, отредактируйте срок.

Совет № 3. Убедитесь, что сотрудник правильно Вас понял

После постановки задачи, спросите сотрудника, как именно он понял задание. Пусть проговорит само задание и последовательность действий, которые приведут к выполнению данной задачи. При необходимости поправьте сотрудника или предложите более простой способ выполнения задачи.

Совет № 4. В сложных многоступенчатых задачах сами проговорите последовательность

Если есть многоступенчатые задачи, где последовательность выполнения подзадач важна для Вас, проговорите, как именно нужно выполнить задачу. Объясните важность выполнения задачи именно в данной последовательности и именно таким способом, как Вам нужно. Если необходимо, разъясните сотруднику, почему это важно.

Сотрудник не всегда знает или понимает, почему нужно решить задачу именно таким способом. И не всегда это нужно доносить ему. Но выполнение задачи именно в этой последовательности необходимо Вам.

Возьмем простой пример: Вам необходимо подготовить комнату переговоров к семинару, где должны быть установлены проектор, колонки, микрофон, настроена камера для видеозаписи и было хорошее освещение. Но при этом Вы хотите, чтобы Ваш помощник ближе познакомился с некоторыми сотрудниками компании.

И Вы даете задание своему помощнику сделать необходимое, но именно следующим способом:

подойти к завхозу и попросить его купить новые более мощные лампочки и вкрутить их;

проектор попросить в отделе №2 у секретаря отдела и спросить, как им пользоваться;

за камерой сходить к секретарю третьего отдела и вместе с ним разобраться, как настроить качественную съемку, и так далее.

В результате всех действий Вашего помощника комната переговоров подготовлена. Но когда Вы узнаете, как это было сделано, оказывается, что лампочки помощник решил купить и вкрутить сам, чтобы не отвлекать завхоза. А инструкцию по проектору и камере он скачал с интернета и сам разобрался с их установкой.

Вопрос: нужно ли наказывать такого помощника?

Ответ: Да! Как бы странно это не звучало, но задание было выполнено другим способом. Ведь Вы же не зря потратили свое время и составили последовательность действий. Ведь для Вас важным было не просто подготовить комнату переговоров, а важным также являлось более близкое знакомство и общение Вашего помощника с другими сотрудниками компании, которых Вы ему назвали.

 Совет № 5. Определите точки контроля и сообщите их сотруднику

Введите календарный план и расставьте точки контроля, по которым Ваш сотрудник будет отчитываться перед Вами. Если у сотрудника точкой контроля будет понедельник, то в Вашем календаре вторник. То есть после сотрудника. Сотрудник сам обязан отчитаться Вам, но если он этого не сделает, Вы сможете ему напомнить или наказать за непунктуальность. Но у Вас не будет срыва срока по задаче в целом.

6,5 важных советов как ставить задания, которые будут выполняться правильно 4 Совет № 6. Дайте необходимые ресурсы сотруднику

После постановки задачи спросите сотрудника, все ли необходимое для выполнения задачи у него есть. Возможно, ему не хватает интернета или мобильного телефона, а может, не хватает полномочий или денежных средств.

6,5 важных советов как ставить задания, которые будут выполняться правильно 3Совет № 6,5. Самый главный совет!

Донесите до сотрудников следующие правила:

  • «Не до конца выполненное задание – невыполненное задание!
  • Задание, выполненное не в сроки – невыполненное задание!
  • Задание, выполненное несогласованными действиями – невыполненное задание!
  • Неправильно выполненное задание — невыполненное задание!»

Желаю Вам научиться правильно ставить задачи, которые будут правильно выполняться в запланированный срок.

Успехов Вам и помните:

«Чтобы чего-то достичь в жизни, нужно что-то начать делать!».

 P.S. Я использую для взаимодействия между сотрудниками специальную систему «Пайрус» www.pyrus.com Попробуйте и Вы!

Понравилась статья? Поделись с друзьями в соцсетях!

Правописание, уведомления вебмастера

2 комментария

  • avatar image

    Дмитрий

    Окт 13, 2015

    Хорошая статья!

  • Как собственник может освободить свое время | Синегуб Пётр

    Сен 23, 2016

    […] правильно ставить задачи (ссылка на статью http://sinegub.org/65-vazhnyx-sovetov-kak-stavit-zadaniya-k/). Сотрудников правильно принимать задачи. О […]