8,5 важных советов как эффективно управлять временем

1

Уважаемые друзья. В своей последней статье «7,5 важных советов, как работать с недовольным клиентом» я давал советы по работе с недовольными клиентами.

Сегодня я хочу дать Вам 8,5 важных советов по тайм-менеджменту.

Но для начала, хочу немного объяснить, что такое тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент в переводе с английского означает «управление временем». Временем, разумеется, управлять нельзя, и настоящая задача тайм-менеджмента это упорядочить использование времени (личного и рабочего), чтобы успеть сделать все важные дела.

А теперь сами советы:

 Совет № 1. Научитесь правильно ставить цели

Очень много написано о правильности постановки целей по принципу SMART. Если быть кратким, не забудьте, что цель должна быть конкретной, значимой, достижимой, ограниченной во времени, и конечно измеримой.

2Совет № 2. Научитесь планировать свой день

Составьте список дел на сегодня. Определите, сколько времени необходимо на каждую задачу. Прошейте во времени те задачи, которые имеют конкретное время (например, посещение врача, встреча, звонок на определенное время). Расставьте приоритеты и вычеркните или перенесите те задачи, которые не помещаются в план дня и имеют наименьшую приоритетность. Между задачами всегда делайте паузы в 20-30 минут. А также планируйте свой день не больше, чем на 80%. Оставьте 20% на непредвиденные задачи и входящие звонки. Старайтесь соблюдать этот план действий, иначе все снова превратится в хаос. По возможности планируйте свой день с вечера предыдущего дня.

 Совет № 3. Научитесь бороться с ленью

Для начала научитесь отдыхать, чтобы у Вас была энергия для работы. Организуйте свой рабочий стол, чтобы все необходимое было под рукой. Разбейте сложное дело на несколько более мелких и начните с приятного кусочка. Когда Вы ленитесь, подумайте, сколько времени Вы уже потеряли и сколько теряете сейчас для достижения поставленных целей.

Совет № 4. Научитесь планировать длинные задачи

Составьте план для выполнения длинных задач, разбив их на мелкие подзадачи. Подумайте, что Вы будете делать сами, а что можно делегировать. Определите, какие подзадачи можно делать параллельно, а какие последовательно. Регулярно сверяйтесь с планом и корректируйте его при необходимости. Обязательно поставьте ограничения по времени на выполнение той или иной подзадачи.

Совет № 5. Не расходуйте время понапрасну

Порядок на рабочем месте, в вашем ПК, планшете, почте – это все увеличивает эффективность Вашей работы, не поглощая Ваше время. При выполнении задачи, не переключайтесь на другие. Время, потраченное на переключения, иногда измеряется часами. Научитесь говорить «нет» отвлекающим звонкам или просьбам. Перед тем, как начать выполнять какое-либо задание, убедитесь, что Вы понимаете, каким должен быть результат, какой способ достижения может быть. Иначе Вы можете по нескольку раз переделывать одно и то же.

Совет № 6. Экономьте свое время

По возможности назначайте встречи ближе к Вашему месту обитания, назначайте встречи одну за другой в одном и том же месте. Не стесняйтесь напоминать людям о встрече день в день, а также перед Вашим выездом на встречу. Это позволит Вам избежать случаев, когда к Вам опаздывают или забыли о встрече. Если у Вас появилось незапланированное свободное время, постарайтесь занять его короткими задачами, звонками, ответами на почту или смс.

Совет № 7. Будьте пунктуальными

Цените не только свое время, но и время окружающих. Заранее планируйте свой маршрут и старайтесь приехать на 20-30 минут раньше. Свободное время можно занять быстрыми задачами (почта, смс, звонки). Если опаздываете, сообщите об этом заранее, как только поняли, что опоздаете.

Совет № 8. Используйте современные Планировщики и другое ПО

Сейчас огромное количество инструментов планирования: ежедневники, календари, планинги. Пробуйте и выберите то, что нравится Вам. Лично я пользуюсь Google-календарем, для планирования своего дня. Пользуйтесь онлайн CRM и ERP системами (что это такое, посмотрите в интернете). Это повысит Вашу эффективность работы в любом месте при наличии интернета. Используйте всевозможные программы для визуализации Ваших задач, проектов – это поможет Вам лучше осознать всю картину предстоящих работ. Я рекомендую Вам как ERP систему использовать «Пайрус». Проверено временем на всех моих компаниях (www.pyrus.com).

 38,5. Совет № 8,5. Самый главный совет!

Помните высказывание Бенджамина Франклина: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня»? В настоящем мире столько задач, что выполняя их и не откладывая, мы просто перестанем спать.

Я придерживаюсь правила: «Отложите на завтра то, что можно сделать завтра». Если это можно сделать завтра, то это не срочно, а возможно и не важно. Иногда, откладывая задачу, Вы и не делаете ее вовсе, потому что она становится ненужной. А сделав ее сразу, Вы потратили бы на это время.

Желаю Вам научиться правильно использовать свое время, чтобы быть эффективным и иметь возможность отдыхать.

Радуйтесь жизни и помните:

 «Чтобы чего-то достичь в жизни, нужно что-то начать делать!»

Понравилась статья? Поделись с друзьями в соцсетях!

Правописание, уведомления вебмастера

Пока нет комментариев